Le Rire le Propre de L'homme et de L'Anim'Acteur

Compétences de l'Anim'Acteur pour impacter en Entreprise !

Dix règles d'or pour organiser un événement impactant

Organiser une conférence, une convention ou un colloque peut sembler assez simple. Pourtant, la réussite de tels événements implique de suivre des règles bien précises.
La première étape dans l'organisation d'un événement est la définition du public visé. On ne dit pas la même chose quand on s'adresse à ses clients, à ses partenaires ou à ses cadres en interne.
Il faut ensuite trouver la thématique. "Trouver un bon sujet et un bon titre sont bien souvent la clé de la réussite d'un événement. Pour cela, il ne faut pas chercher à traiter des thèmes déjà à la mode au moment de la préparation de l'événement mais s'efforcer de trouver les sujets qui vont monter en puissance dans les prochains mois."
Tout aussi important est le choix de l'intervenant. En général, pour un colloque en interne, il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise, de préférence connue.
A l'inverse, l'intervention d'une personne de la société est plus appropriée pour un événement à destination de ses clients. "Ce que les cadres préfèrent, ce sont les managers d'autres entreprises qui apportent un regard extérieur à leur organisation interne. C'est d'autant plus intéressant que faire appel à ces personnes est souvent moins onéreux que de solliciter un professeur ou un journaliste. Généralement, le dirigeant de l'entreprise invite un de ses homologues. A charge éventuellement pour lui d'intervenir à son tour par retour d'ascenseur"

Le choix du lieu de l'événement est primordial

En parallèle de ces démarches, la sélection et la réservation d'une salle doit être effectuée le plus en amont possible. "Le choix du lieu de l'événement est primordial. A la limite, c'est le premier élément dont il faut s'occuper, voire même avant le choix du sujet.
Car il faut s'assurer d'une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c'est-à-dire bien desservie par les transports et dans une zone adaptée au public visé".
Le plus simple est naturellement de faire cela dans ses locaux si on dispose d'une salle adéquate. Sinon, il faut avoir recours à la location.
Autre élément à prendre en compte : le choix de la date. Il faut faire très attention au calendrier et proscrire absolument les périodes de vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine : le lundi et le vendredi, période de début ou de fin de semaine ainsi que le mercredi, jour des enfants.
Cela laisse au final peu de disponibilités : le mardi ou le jeudi. Enfin, avant de poser une date, il faut penser à vérifier dans son environnement professionnel qu'aucun grand événement sectoriel ou événement similaire ne se déroule pendant ou autour de la période choisie. De même, une veille sur de possibles grèves des transports ou sur les prévisions météo est de bon aloi.

Voici donc Les dix règles d'or de l'organisation d'un évènement ...

1. Veiller à bien définir le public visé. 
2. Choisir un thème porteur avec un bon titre. 
3. Trouver un intervenant qui suscite l'intérêt (connu ou reconnu par le secteur). 
4. Réserver une salle adaptée et ce, très en amont de l'événement. 
5. Choisir une date et un horaire appropriés. Privilégier les mardi et jeudi. Pour une conférence de 1h30, préférer 18h-19h30. Si c'est en interne, un peu plus tôt : 17h30-18h. 
6. Envoyer les invitations trois semaines à l'avance en tablant sur un ratio d'une personne présente sur 10. Effectuer une relance une semaine avant le jour J. 
7. Procéder à une répétition quelques jours avant. 
8. Badger les personnes présentes. 
9. Organiser un cocktail au terme de l'événement pour faciliter les contacts. 
10. Envoyer un compte-rendu par mail à l'ensemble des personnes qui étaient invitées et le mettre en ligne. Penser à y joindre une fiche d'appréciation.
Pour que le rendez-vous annuel soit véritablement marquant, sachez surprendre en rompant avec les “us et coutumes”.

DONNER LA PAROLE AU TERRAIN

Pour rompre avec le style classique et quelque peu figé des plénières, qui font habituellement la part belle aux messages descendants, les entreprises peuvent explorer une première piste, qui consiste à donner aux collaborateurs invités la possibilité de s’exprimer.
Comment ? En les impliquant, en amont, dans le travail de préparation. « En abordant avec eux des sujets qui leur tiennent à coeur, vous allez éveiller leur intérêt, surtout si cette réflexion est mise en scène durant la convention. » 
Une autre façon de les impliquer consiste à solliciter astucieusement les participants pendant la séance. La rencontre sera d’autant plus concrète et dynamique que la direction commerciale en profitera pour mettre en avant les initiatives du terrain qui ont donné de bons résultats

FÉDÉRER LES COLLABORATEURS

Au-delà des passages quasi obligés, commenter le bilan de l’année commerciale écoulée, fixer de nouveaux objectifs et fédérer les individus, la direction commerciale peut mettre à profit ce temps de réunion pour sensibiliser les collaborateurs de la fonction commerciale à la culture d’entreprise. 
Objectif : développer le sentiment d’appartenance. 
Comment s’y prendre ? Tout simplement en conviant d’autres services de l’entreprise à assister à la plénière,. Pourquoi ne pas faire intervenir, par exemple, des membres des services marketing, des achats ou encore des ressources humaines ?

GARDER UN FIL CONDUCTEUR

Pour rompre avec la structure traditionnelle de la convention tout en délivrant les messages essentiels, l’entreprise peut construire l’événement autour d’un thème fédérateur qui lui servira de fil conducteur. 
Le conseil est de s’inspirer du lieu, du pays ou de la ville où se tient la réunion. « Chaque convention devient alors unique », Un moyen original et décalé d’aborder des sujets de fond.

INVITER UNE “STAR”

La plupart des conventions s’articulent autour d’une idée forte : l’audace, la créativité, le travail en équipe, etc. Ces notions peuvent être judicieusement portées par une célébrité emblématique (chef d’entreprise, sportif, etc.). 
Une intervention qui peut marquer les esprits et démultiplier la force du message, si, toutefois, la “star” est charismatique. « L’intervention sera d’autant plus appréciée qu’elle sera dénuée de toute “langue de bois” », 

PRATIQUER LE TEAM BUILDING

Le team building est, en général, associé aux grands espaces naturels. La montagne, la mer, la forêt… seule limite votre créativité !!!
Rendez-vous sur le site www.challenge-entreprise.com pour avoir plein d'idées originales 

OUVRIR DES PORTES SECRÈTES

Pour marquer les esprits, rien de tel que de surprendre. Il faut emmener vos collaborateurs dans des endroits inédits où ils n’ont aucune chance de se rendre d’eux-mêmes. 
La partie ludique de la convention a pour thème la musique ? Ouvrez-leur les portes d’un studio d’enregistrement, faites-les travailler avec des “pros”. Même chose pour le dîner : investissez des lieux a priori inaccessibles tels qu’un musée, une ancienne fabrique, la villa d’un milliardaire, etc.

FAIRE D’EUX DES “EXPLORACTEURS”

Lorsque arrive l’heure de quitter la salle de réunion pour humer l’air environnant, optez pour une visite “soft”. Si ces moments ludiques ont été, dans le passé, ponctués de chasses au trésor et autres compétitions, l’heure est aujourd’hui aux visites véritablement ludiques, version exploration. 
« Au lieu de leur faire arpenter la ville au pas de course, demandez-leur de réaliser un carnet de voyage avec photos, esquisses, échantillons Pour qu’ils “sentent” vraiment les lieux, faites leur prendre les transports en commun. Il faut que ce temps soit vécu de façon pleine et authentique.

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