Dix règles d'or pour organiser un événement impactant

Organiser une conférence, une convention ou un colloque peut sembler assez simple. Pourtant, la réussite de tels événements implique de suivre des règles bien précises.

La première étape dans l'organisation d'un événement est la définition du public visé. On ne dit pas la même chose quand on s'adresse à ses clients, à ses partenaires ou à ses cadres en interne.

Il faut ensuite trouver la thématique. "Trouver un bon sujet et un bon titre sont bien souvent la clé de la réussite d'un événement. Pour cela, il ne faut pas chercher à traiter des thèmes déjà à la mode au moment de la préparation de l'événement mais s'efforcer de trouver les sujets qui vont monter en puissance dans les prochains mois."

Tout aussi important est le choix de l'intervenant. En général, pour un colloque en interne, il est conseillé de faire appel à une personne extérieure à l'entreprise, de préférence connue.

A l'inverse, l'intervention d'une personne de la société est plus appropriée pour un événement à destination de ses clients. "Ce que les cadres préfèrent, ce sont les managers d'autres entreprises qui apportent un regard extérieur à leur organisation interne. C'est d'autant plus intéressant que faire appel à ces personnes est souvent moins onéreux que de solliciter un professeur ou un journaliste. Généralement, le dirigeant de l'entreprise invite un de ses homologues. A charge éventuellement pour lui d'intervenir à son tour par retour d'ascenseur"

En parallèle de ces démarches, la sélection et la réservation d'une salle doit être effectuée le plus en amont possible. "Le choix du lieu de l'événement est primordial. A la limite, c'est le premier élément dont il faut s'occuper, voire même avant le choix du sujet.

Car il faut s'assurer d'une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située, c'est-à-dire bien desservie par les transports et dans une zone adaptée au public visé".

Le plus simple est naturellement de faire cela dans ses locaux si on dispose d'une salle adéquate. Sinon, il faut avoir recours à la location.

Autre élément à prendre en compte : le choix de la date. Il faut faire très attention au calendrier et proscrire absolument les périodes de vacances scolaires ainsi que certains jours de la semaine : le lundi et le vendredi, période de début ou de fin de semaine ainsi que le mercredi, jour des enfants.

Cela laisse au final peu de disponibilités : le mardi ou le jeudi. Enfin, avant de poser une date, il faut penser à vérifier dans son environnement professionnel qu'aucun grand événement sectoriel ou événement similaire ne se déroule pendant ou autour de la période choisie. De même, une veille sur de possibles grèves des transports ou sur les prévisions météo est de bon aloi.

1. Veiller à bien définir le public visé. 

Pour rompre avec le style classique et quelque peu figé des plénières, qui font habituellement la part belle aux messages descendants, les entreprises peuvent explorer une première piste, qui consiste à donner aux collaborateurs invités la possibilité de s’exprimer.

Au-delà des passages quasi obligés, commenter le bilan de l’année commerciale écoulée, fixer de nouveaux objectifs et fédérer les individus, la direction commerciale peut mettre à profit ce temps de réunion pour sensibiliser les collaborateurs de la fonction commerciale à la culture d’entreprise. 

Pour rompre avec la structure traditionnelle de la convention tout en délivrant les messages essentiels, l’entreprise peut construire l’événement autour d’un thème fédérateur qui lui servira de fil conducteur. 

La plupart des conventions s’articulent autour d’une idée forte : l’audace, la créativité, le travail en équipe, etc. Ces notions peuvent être judicieusement portées par une célébrité emblématique (chef d’entreprise, sportif, etc.). 

Le team building est, en général, associé aux grands espaces naturels. La montagne, la mer, la forêt… seule limite votre créativité !!!

Pour marquer les esprits, rien de tel que de surprendre. Il faut emmener vos collaborateurs dans des endroits inédits où ils n’ont aucune chance de se rendre d’eux-mêmes. 

Lorsque arrive l’heure de quitter la salle de réunion pour humer l’air environnant, optez pour une visite “soft”. Si ces moments ludiques ont été, dans le passé, ponctués de chasses au trésor et autres compétitions, l’heure est aujourd’hui aux visites véritablement ludiques, version exploration.